家具企业生产管理金典之一

家具厂处理插单与急单的技巧

张  屹

问题引出

当生产处于按计划运作状态的时候，是效率最高、品质最好、管理最平稳的时候。此时，材料、设备、场地、人员都在按照既定的模式和轨迹运行，而相关的品质检验、统计工作、工艺配合也在有条不紊的跟进。在这种情况下，生产管理部门的主要任务是根据生产计划进行跟踪、监控，确保在计划的时间内，完成计划的工作，生产管理变得程序化、制度化、理想化、简单化。

然而，偏偏会在这个时候，一个急单插进来，打破原有的平静、打乱生产的阵脚。

对待插单的态度：

◆老板：“我们的企业从来没有漏过一张单。”                         ——有钱必赚

◆业务经理：“我们向客户承诺，保证按时交货。”                 ——豪言壮语

◆生产经理：“组织开会讨论，调动一切力量吃掉它。”         ——左右为难

◆主管人员：“争取完成任务。”                         ——硬着头皮

◆班组长：“很难完成……”                                         ——手忙脚乱

◆员工：“刚做惯了又要换，到底要我们干什么？”              ——无所适从

结       果：

◆一年三百六十五天，天天赶货

◆现场混乱

◆员工抱怨

◆老板发脾气

◆管理人员挨骂

◆无休止地加班

◆所有人员疲备不堪

◆客户牢骚满腹

◆品质下降

◆采购部门被催着要材料

◆工艺部的图纸赶不出来

◆设备不够用

根源剖析

（1）业务部门因素：

采用提成、奖励、业绩与工资挂勾的方式进行业务人员管理，可以有效地刺激业务人员的工作积极性，但是，也会造成业务人员逢单必接，不考虑企业生产能力及定单难度，甚至主动给客户进行不切实际的交货期许诺，擅自更加家具的设计尺寸，给自身造成不应有的压力。

（2）企业的因素：

没有很好地对企业的业务能力和生产能力进行评估，在业务部门和生产部门的设置上没有很好地达到平衡，使生产能力跟不上，业务的快速发展导致生产处于被动状态。

（3）生产部门因素：

在总体配置上存在不合理现象，生产能力设计不足；缺少预留生产空间；生产系统的应变能力差。

（4）人力资源部门因素：

员工培训工作及技术人员队伍建设存在问题，人力资源计划、统筹及招聘工作等环节有待改进，人员储备工作有待加强。

（5）基层车间因素：

生产能力设计不足，生产协调部门适应能力差，指挥系统运作不健全，所属部门的沟通工作不到位，人员管理有待加强。

（6）员工因素：

     工作责任心不够强，主动性差，存在得过且过的懒惰思想，身体状态疲惫。

要点解读

（1）概念

《生产订单》是企业的业务部门承揽生产、加工或营销业务时所达成条款的一种表述形式，有时，也会采用《合同》的方式，而《订单》则可以更加明确、直观地说明问题。多为许多企业所采用。

业务部门与客户所签的订定单应包括以下内容：

①    产品的款式、规格、型号、外观、颜色。

②    材料要求

③    工艺要求及加工要点

④    品质指标及检测方案与方法

⑤    包装要求及包装设计

⑥    发货形式

⑦    价格

⑧    结算方式

⑨    交货期

⑩    售后服务事宜

11 违约责任

业务部门在接单时，应将以上各款了解清楚，必要时，应要求客户提供照片、图纸、样板、色板、产品模型、实物、数据等资料。为了避免生产过程中所出现的麻烦，业务部门接单时应注意以下问题：

①    涉及工艺、技术问题的研讨，应通知企业的工艺技术部门到场。

②    涉及材料问题的研讨，应通知物控部门及采购部门到场。

③    涉及财务、资金方面的问题应事先与财务部门取得联系并达成一致。

④    应与品质部门沟通，协助索取必要的样板、色板等资料。

⑤    在交货期的确认方面，属正常要货的，按企业既定的生产与交货周期执行，属特殊要货或数量与金额较大的，应与生产部门取得联系共同商讨交货期。生产订单签订之后，应立即通知生产部门。通知的方式：一种为直接将订单复印转发生产部门；一种为重新填写内部订单。无论哪种方式，都应该以全面、准确的反映客户的要求为原则，不可遗漏、更改或增加要求（必要时，需报请上级部门或总经理同意）。

（2）接单程序

①    接单程序：

②    接单注意事项

要确保生产按计划执行，首先应该遵循接单的工作程序，并在实际工作中注意以下几点。

◆    材料及配件的采购周期

◆    产品设计及绘图周期

◆    打样时间

◆    生产周期

（3）生产计划

生产计划是生产管理的基础，应当把生产计划放到头等重要的位置。

①生产计划的分类

A、按时间分类，生产计划可分为年度生产计划、季度生产计划、月度生产计划，周计划和日计划。

年度计划，是对未来一年的工作所做的计划，其中所涉及的有：产值（产量）、设备、工艺、人员、场地、品质、管理改善等方面的内容。

月（季）度计划，是对每月（季）度的工作所做的计划，比年度计划更为具体，主要包括具体订单的排程、产值目标、人员配置等。生产系统的月计划应当配有生产计划表。

周计划，更为细致的计划，主要明确生产进度，以及必要的人员、材料配合。

日计划，根据月计划和周计划而制定生产的日计划，主要是明确各车间、各班组（工序）的日生产任务，明确每个员工的当日工作量，一般在每日上班前，或前一天下班前在各班组的公告板公布。日计划是其它计划的基础。

B、按部门分类：生产计划可分为生产部计划、车间计划、班组计划。

（a）生产部计划，是由生产部所制定的整个生产系统的总体计划，它包括年度计划、季度计划和月度计划等。是所属各部门制定一切计划的基础，是指导生产的纲领性文件。

（b）车间计划，是各车间在生产部总体工作计划的基础上，根据本车间的工作任务所制定的分解性计划。它的各项要求更细致，完成时间更为确切。计划制定时，在人员、设备、物料的配合方面，要留有余地，以备新增生产任务的落实。

（c）班组计划，比车间计划更具体，将计划落实到个人，明确规定每天的工作任务。班组计划中的工作任务分配，其时间跨度不宜超过一个星期。计划要比较准确，应保持其严肃性，没有大的变化，一般不作改动。

C、按内容分类：生产计划可划分为生产进度计划、人员配置计划、设备配置计划、生产管理计划等。

（a）生产进度计划，是生产部所制定的重点计划之一，它大多以表格的形式，详尽的说明各订单的排程情况，各车间交接的时间、具体要求等。生产进度计划一般每月制定一次，于上月末下发，必要时（如插单、订单改期等）进行统一的修改。

          （b）设备计划，根据需要而制定，主要包括所需设备的名称、数量、需求原因、需求时间，性能要求等。

          （c）人员计划，根据生产需要而制定，主要包括，所需人员的部门、数量、要求，到位时间等。

②生产计划管理

        生产计划管理是为了加强生产计划的严肃性，进而明确规定计划的制定、审批、发放、监督执行以及计划修改的程序。

        A、计划的制定

            生产部的生产计划（指的是生产的排程计划），由生产部负责制定，根据公司总体规划、客户订单、销售情况，制定本月的生产排程，其中包括：各订单的编排、计划生产编排、生产时间、交货日期、各工序生产交接时间等。

        B、计划的复核

计划制定之后，由生产部经理复核，复合过程应当充分与营销部门、客户代表、各生产车间、材料供应部门进行全面的沟通，确保其可行性。

        C、计划的审批

           生产计划复核之后，一般由厂长审批，一经批准即具有严肃性和指令性（有些公司的生产计划还要经总经理加批）。

        D、发放

            生产计划批准后，由公司行政部门组织统一发放，发放部门为：销售部、财务部、物控部、采购部、品质部、生产部、仓库、生产部所属各车间，由行政部备案，同时上报厂长、公司总经办等部门及领导。

E、监控

生产计划发放之后，各部门即着手执行，其中各部门工作由厂长或总经理监督。生产部所属各车间工作由生产部监督，并由生产部对生产过程进行全面的跟踪、统计、协调。

F、计划的修订

在计划的执行过程中，如有必要的插单、更改或不可抗拒的因素，需要进行计划修改时，由生产部负责，参照以上的程序进行。

决策方案

（1）业务部门处理插单及急单决策方案

①    听取客户意见，了解客户需求。

②    分析客户具体情况，找出问题点。

③    将客户具体要求向生产部门、物控部门等传达。

④    组织召开各部门工作协调会议，研究对策。

⑤    作好客户的解释工作，及生产部门的沟通工作，力争达成交货期协议。

⑥    协助生产部门向上级反映所存在的具体困难，切实解决实际问题。

⑦    进行生产跟踪，确保按时交货。

⑧    审视在已排的订单中，有无可以延长交货期的订单存在，并结合实际灵活处理。

（2）生产部门处理插单及急单决策方案

①    首先向客户及业务部门解释和通报生产状况，力争取得谅解。

②    对于势在必接的急单（如大单、重要客户订单），要及时与物控部门、采购部门、就供应问题达成一致，以免一厢情愿而脱离实际。

③    应组织所属各车间、班组开会讨论，进行生产动员，鼓舞士气。

④    组织有关人员详细规划生产细节，有条不紊。

⑤    主动与物控、采购、品质、工艺等部门沟通，取得配合。

⑥    进行必要的人员、设备、场地、工具调整，极大地提高利用率。

⑦    进行工艺指导和员工技术培训，打下良好基础。

⑧    及时进行工作时间的调整，正确使用加班，适时采用二班制。

（3）基层生产车间处理插单及急单决策方案

①    认真进行总体工作分析，并通过优化生产组合与计划组合，发现剩余生产空间。

②    合理进行设备、材料、人员的再分配，以达到最佳效果。

③    对于本车间、班组无法解决的困难，要及时上报取得支持，切不可闷声不响，等着不动。

④    加强人员重组与调动的管理，掌握工作主动权。

⑤    有效地使用奖罚手段，强化执行力度。