抓住机会，做大自己 跟在大老板身边担任秘书，看来微不足道，却是职场中的基本功。能贴身观察职场上的人中龙凤，还有什么比这个更好的职场班主任？最棒的是，他还付你薪水。 卖座电影《穿着Prada的恶魔》经典的一幕戏：恶魔老板梅丽史翠普一早进办公室，要助理（安海瑟威饰）去找还未出版的哈利波特草稿，给她双胞胎女儿阅读。刚出社会又一心想要把这份工作做好的助理战战兢兢，通过之前巧遇的人脉，在最后一刻找到了哈利波特草稿。当她把草稿放在老板办公桌上，梅丽史翠普挑着眉问：「怎么只有一份，难道要我那两个双胞胎女儿轮流看吗？」安海瑟威气定神闲回答：「这是第三份，其他两份我已经交到在旅途中的双胞胎手上了！」而这时，梅丽史翠普看了这位原本跟不上脚步的小助理一眼，眼神里闪过了一丝惊讶与佩服…… 在琐事里找到价值 观众看到的是影片中恶魔老板的恶魔行径，但是对老板身边的贴身助理或秘书来说，真正的好秘书、好助理，就是能够把老板交代的事项办得比老板想像的更好！ 但如果真要问，秘书、助理的工作，究竟是些什么？「就是老板要你做什么，你就得做什么。」只要做过秘书的人都会这样回答，他们也自嘲为「办公室里的百科全书」。 秘书工作的职称非常繁杂，除了秘书之外，行政助理、行政专员、协调员（coordinator）、特助、管理师等都偏向秘书的工作。 而秘书每天的工作，包括老板的时程安排、会议管理、办公室管理、电话应对及访客接待、组织沟通协调、员工关系与公共关系等，工作内容十分繁杂。但七成的秘书行政类人员，年薪居然只有参万元左右，市场明显低估这些工作的价值。 不过，如同影片中小助理的表现让老板惊讶，最后还让她取代第一助理的位置，随同前往巴黎参加一年一度时装秀的盛会，坐上千万女孩梦寐以求的职位。尽管秘书行政人员的工作很多都是「琐事」，但如果能在这些日常事务当中做出不一样的表现，甚至在老板的思维之下替老板先考虑到，不仅老板看得到你的表现，你也会以这样的职场制高点，找出自己的工作价值，进而将自己做大。 第1招：先把小事做好 安海瑟威的神奇遭遇只是电影情节吗？那可未必，目前台面上许多职场总经理，不少都从秘书或助理起步，像是IBM总经理童至祥，就从IBM的行政秘书开始做起，摩根富林明证券台湾区总经理高桂卿、前纽约人寿总经理任醒怡也都从秘书、助理做起。 但如何在秘书的工作中把自己做大？ 有丰富秘书经验的总经理秘书游美便说：「你要先做对每一件小事，才能把秘书的工作做大。」 秘书的工作其实没有范围。 对内，要处理所有跟老板有关的事务，甚至还要处理老板家里的事务；对外，则要打好老板跟他的老板、部属、客户、朋友的关系，因此，个性圆融、不强出头才能成为顶尖的秘书或助理。 根据人力银行针对250位主管的调查发现，主管认为，秘书或行政人员最需要具备的条件便是工作细心、有责任感、主动积极这三项特质。秘书实战经验丰富的游美则认为，除了能干，秘书还要有善解人意的特质。 在外商秘书生涯中，游美记忆最深的一次加薪，便是因为帮忙外籍老板，找房子、买家具、帮小孩找学校，甚至买漂白水样样都来，而那一年她加薪的理由便是：帮忙搬家功劳很大。 第2招：适切的向上管理 面对不同老板，秘书也应该适时因应，才能让老板立即抓到重点。 「老板的个性决定了秘书工作的方式。」 老板大概分为四种类型： 第一种指挥型的老板，喜欢秘书或助理讲话讲重点；第二种类型则是社交型的老板，这类型老板喜欢作公关，所以当秘书的就要有时时刻刻把他的注意力拉回来的能耐； 第三种是协调型老板，这种老板会以大局为重，有些时候想得比秘书更为周到； 最后一种类型则是分析型老板，喜欢思考并且严守时间管理。 多半的老板属于指挥型跟分析型，「所以，面对前者，秘书若有事要请示，要给老板是非题而不是选择题；但面对分析型老板，你要给他大量的资料，他也比较喜欢听到你的建议。」 因此，面对不同老板，你的「向上管理策略」也极为重要。 但不管哪样的老板，身为秘书或助理，一定要懂得给老板台阶下。 「有时候帮忙老板做报表，但如果他要自己做，却不会做时，千万不能『大声教学』，否则让大家都听到，老板的面子也挂不住。」 第3招：技能与态度并重 只是，通常身为秘书或助理，别人很难看得到你的绩效，只有老板看得到你真正的表现。想让自己有更多的筹码往上跳，就得多表现自身的附加价值。 其实，在日常的工作范围内，秘书还是有展现不同能力的机会。 「如果你争取内部训练、公关、专案管理、客户关系、人力资源、员工关系等等的工作，甚至具备语文能力，或可以为老板做出清晰的月 季报表的话，对老板的重要性不仅会增加，别人也容易看得到你的表现。」 除了不断增进自己的工作技能以外，态度更是能否把自己做大的重要关键。尤其，现在年轻人经常忽略的「职场伦理」，也是向上晋升的重要元素。 所有的专业都是可以被训练的，但什么位置做什么事情，千万不要在自己还未做大前，就先膨胀自己。 反倒是先懂得与人结好缘，不口出恶言，把老板交付的任务当作磨练自己的考验，才是真正能做大的关键。 成功，并不是非要将自己做大不可，但开拓大格局，却经常是从一个微不足道的起点出发，站上浪头趁势而起就能事半功倍。有幸作为秘书或助理，第一手贴身观察这些职场上的人中龙凤，还有什么更好的职场班主任？千万别错过这个宝贵的学习机会。