这个问题比较显得很枯燥，先问一个简单的问题：

案例：如果你安排每周五下午2-4点开项目例会，会议通知应该什么时候发？

周四？周三？还是周一？J

标准答案是，如果是项目例会，在项目开始的第一天，所有的会议通知就已经发出去了，应该显示在每一个人的日历中。

那么，是不是每周五相关的人就会自动来开会呢？显然不会，日历中的会议邀请并没有约束力。

所以，每周三的下午，你要再发一个“会议提醒”给每一个人。

怎么发呢？一个统一的邮件群发给所有人？那是没有用的，这种邮件很少有人会认真看。你要给不同的人分别发一个邮件，重要的是，到底你希望从他们那里得到什么信息，要清楚地写在邮件里，比如，研发部门、测试部门，财务部门分别要给你提供什么…

这样就够了吗？还不够，他们很忙，不一定有时间准备，所以你要帮他们做好前期工作，也就是把问题问的尽量具体，一定不要用开放式的问题，比如：

         “项目目前什么情况？”，这样的问题是不会有人认真回答的。

你应该把问细化到（理论上说）Yes or No, 或者A、B、C、D几个选项中选择一个这样的程度，也就是让对方尽可能简单地能回答你的问题。要是能画表让对方填，也许是一个好的形式。

这样就可以了吗？未必，你的邮件他们不一定会看。你需要在周四给每一个人打一个电话。如果他没有回你邮件，要求他看，要求他准备数据，如果他回了，和他做一些简单讨论，同时要求他们按时参加会议。

可以开会了吗？不行，你要把搜集到的数据先进性消化，找出需要讨论的问题，形成自己的初步想法。

好，现在你可以去开每周一次的例会了。

会开完了，别人可以下班回家度周末，你可以吗？

也许还不行，你需要写会议纪要，也就是项目的周报，提交给管理层。

这就是我所谓的“项目经理的沟通模式”，你没有强势的“职位权力”，所以一定要通过沟通技巧达到目的。

作者：项目管理培训师蒋昕炜