并购交易前期文档保存制度

第1章  总则

第1条  为规范对并购交易前期文档的管理，确保公司并购交易顺利进行，避免或降低因交易文档保存不当而带来的风险和经济损失，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第2条  本制度适用于公司总部，下属控股公司可以参照执行。

第3条  本制度所称的文档主要是指并购交易前期比较重要的文档，包括《并购意向书》、《并购保密协议书》、“并购交易审慎性调查表”、《并购交易审慎性调查报告》和《并购交易项目草案》等。

第2章  文档保存管理机构

第4条  公司根据并购文档管理的需要和部门职责范围，指定并购交易文档归口管理部门，对并购前期文档实施统一管理。

第5条  并购交易文档归口管理部门可以设立法律事务岗位，配备具有法律专业资格的人员对相关文件的合法性进行审核。

第6条  公司业务、财务、法务人员有权依据各自的职责对合同进行审核监督，相关部门应当给予支持和配合。

第3章  归档制度

第7条  并购交易前期与并购目标企业签订一系列协议后，相关承办人员应按规定对其进行收集、整理、预立卷，有一部分文档将来可能要作为并购合同的附件或附加合同。

第8条  文档协议签订的过程中形成的各种单据、凭证和其他相关的材料都必须附于预立卷内。

第9条  预立卷需按公司保密制度的有关规定，确定文档的密级并采取保密措施，密级标注于文档的封面。

第10条  业务部门承办人应在文档形成后×日内，根据文档性质将预立卷移交本部门合同管理员集中保管，不得据为己有。

第11条  经审核同意签订的协议或文档，应当由印章管理部门统一进行分类连续编号。

第12条  文档管理员按照公司档案管理制度的有关规定管理文档的外借。

第13条  文档管理员应在文档协议签订×年以后按照公司档案管理制度的有关规定整理文档协议，并移交公司档案管理部门统一保管。

第4章  附则

第14条  本制度由董事会负责解释。

第15条  本制度由公司第×届董事会第×次会议审议通过，自即日起实行。

第16条  相关文件表单

1．《并购意向书》。

2．《并购保密协议书》。

3．“并购交易审慎性调查表”。

4．《并购交易审慎性调查报告》。

5．《并购交易项目草案》。

（摘自实战红色管理创始人孙军正老师培训课堂经典案例）