第5章   人事/行政管理

本章重点介绍了工厂人事管理的日常工作内容，例如人员招聘、工作礼仪、辞工制度等，还讲解了工厂行政管理的日常工作内容，包括宿舍管理、保安训练、车辆安排、防火规定等，给出了实用范例子供使用参考。

第一节  工厂人事管理

1．工作职能主要有；

（1）   员工考勤、考核、晋升、工资及奖金的分发等工作。

（2）   人事规章制度的规则、制定、检讨与修订，使员工有章可循。

（3）   依公司人力需求，开发短、是长期人力资源，招聘各类管理、技术人员和一般员工，在各地人才市场（包括网上）收集人才信息。

（4）   各类人事表单及流程制定、修订及审核。

（5）   培训计划的编排与实施，新进员工及在职人员培训及督导执行。

（6）   员工各类保险、调动、出国手续的办理及人员离职解聘的处理。

2．怎样做工作分析？

（1）   公司确立组织体制及人事措施实行前，必须将各项工作职责的任务以及工作人员的条件等予以分析确定，做成“职务说明书”作为人事行政和依据。

（2）   为明确划分各层人员的人事权责，拟定“人事权限划分表”，各层人员均应确实负责表中所列的权责办理，实施时如遇困难或特别事情发生，应向上一级人员请示后再行处理。

（3）   为推行人事预算控制，对各部门可设职称及可用员额予以规定，订立各单位“员额编制表”，并视情况每年定期检查修订。

（4）   根据编制，定期召开人力资源检查会，就现有人员称职与否、流动率、缺勤情况及应储备人力及需求人力做正确、客观的检查建议，作为制定人力计划的参考依据。

3．招聘人员的一般流程怎样？

人事部门收集各部门递交的人员申请单，制定招聘计划，内容及步骤如下：

（1）   招聘职位名称及名额；

（2）   资格条件限制；

（3）   职位预算工资；

（4）   预定上班日期；

（5）   制定招聘材料；

（6）   资料发布方式及办理日期，准备通知单、海报、公司宣传资料等；

（7）   面试方式及时间安排；

（8）   场地安排。

4．面试时应注意哪些事宜？

一般由用人部门主管、人事主管、相关主管分别或共同面试，应注意以下几点：

（1）   要尊重对方的人格，尽量使应征人员感到自然、轻松；

（2）   要清楚自己所要获知的问题点及答案；

（3）   将面试结果随时记录下来；

（4）   如初次面谈有够周详，无法做有效参考，可再发出“复试通知单”，再次安排约见；

（5）   避免询问太过于涉及个人隐私的话题；

（6）   面试过程要体现出公司的风格。

5．面试主要评价应试者的哪些素质？

（1）   相关的专业知识；

（2）   求职动机；

（3）   工作经验；

（4）   人格成熟程度（情绪稳定性、心理健康等）；

（5）   个人修养；

（6）   语言表达能力/应变能力/自我认识能力；

（7）   责任心、时间观念与纪律观念；

（8）   思维逻辑性/分析判断能力等。

6．一般情况下针对什么情况辞退员工？

（1）   违纪次数超过公司规定者；

（2）   工作疏忽，或窃取、泄露公司之资源致使公司蒙受损失者；

（3）   营私舞弊、挪用公款、收受贿赂、佣金者；

（4）   品行不端、行为不检点、屡教不改者；

（5）   办事不力、玩忽职守、违抗命令，情节严重者；

（6）   聚众罢工或怠工，破坏正常的工作秩序者；

（7）   年度考核不达标，经考察试用仍不合格者；

（8）   员工在试用期内经发现不符合录用条件者；

（9）   对所承受工作虽无过失，但不能胜任者；

（10）  泄露公司商业机密，擅自为其他公司工作者；

（11）  任何违反国家法令者；

7、公司/工厂内的职员一般应具备有哪些礼仪？

（1）   仪表端庄、整洁。例如：

①  头发要经常清洗，保持清洁，男必职员头发不宜过长。

②  指甲不能太长，应经常注意修剪，女性职员涂指甲油要尽量用淡色。

③  男性职员的胡子不能太长，应经常修剪。

④  上班前不能喝酒或吃有异味的食品。

⑤  女性职员化妆不能浓妆，不宜用香味浓烈的香水。

（2）   工作服装应清洁、方便，例如：

①  衬衫的领子与袖口不得有污秽。

②  外出或要在众人面前出现时，应配戴领带，领带不得肮脏、破损或歪斜松弛。

③  鞋子就保持清洁，不得穿带钉子的鞋。

④  女性职员要保持服装淡雅得体。

⑤  职员工作时不宜穿大衣或过分臃肿的服装。

（3）   在公司内员员应保持优雅的姿势和动作。例如：

①  站姿自然，腰背挺直，不耸肩，身体重心在两脚中间。

②  坐姿：坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方。

③  公司内与同事相遇应点头行礼表示敬意。

④  握手时用普通站姿，并目视对方眼睛，要大方热情，不卑不亢。

⑤  进入办公房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话；如有急事要打断说话，要说“对不起，打断您的谈话。”

⑥  递交物件时要把正面、文字对着对方的方向递上去；如是钢笔、刀子或剪刀等利口器，要把锋尖指向自己，使对方容易接着。

⑦  路过通道、走廊时要放轻脚步，遇到上司或客户要礼让，不能抢行，不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。

8、日常业务应该注意哪些礼仪？

（1）正确使用公司的物品和设备。提高工作效率。

①  公司内以职务称呼上司、同事，客户间以先生、小姐等相称。

②  未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。

③  公司的物品不能挪为私用，借用他人或公司的东西，使用后及时送还或归放原处，工作台上不能摆放与工作无关的物品。

④  及时清理、整理文件，对墨水瓶、印章盒等盖子使用后及时关闭。

（2）正确迅速地打/接电话

①  工作时间内一般不打私人电话。

②  电话来时，听到铃响迅速取下话筒，先问候对方好，并自报公司、部门；对方讲述时要留心听，并记下要点，未听清时，及时告诉对方，讲完时礼貌道别，等对方切断电话后自己再放话筒。

③  通话简明扼要，不得在电话中聊天。

④  对不清楚的电话，自己判断不能处理时可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人；在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。

9、某公司的电话管理规定

（1）   本公司的电话，主要是开展业务之用，不提倡在公司内打私人电话。

（2）   员工打电话，有语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。

（3）   总机接外线电话至分机进，一般电话铃声响五次无人接听，即挂线。

（4）   总台文员接听外线电话的标准有语为“您好，  公司”当听到对方告听分机电话时，说“请稍等”！如分机占线，说“电话占线，请稍后再打！”其他内容视情况回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。

（5）   公司不允许员工在公司挂私人电话。

①  有外线电话的部门不得到总台挂长途电话，

②  业务、行政及其他管理部门因工作需要挂长途电话的，需填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨；负责人不在的，应由主管领导签字同意；部门负责人及主管领导均不在时，又确因业务需要挂长途电话的，通过总台同意可先行挂拨，但事后一定要在三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由本人双倍负责。

10、接待客户时应注意哪些业务礼仪？

（1）   接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务。

（2）   有客户来访马上起来接待，让座及送水。

（3）   对事前预约的客户，要表示欢迎。

（4）   在规定的接待时间内不缺席，应记住常来的客户。

（5）   来客多时以顺序接待，不能先接待熟悉客户而冷落了新客户。